流程对于企业不同层次的人,意义是不同的:对于企业高层管理人员来说,流程是一种赢利模式;对于企业中层管理人员来说,流程是一种管理的思路和方式;对于企业低层操作人员来说,流程是一种操作规范和手册。
流程从本质上来说,就是活动的先后次序。对于什么是“活动”,可以从两个方面来理解:一是具体的活动或行为;二是抽象的思想活动、思维方式。活动还有“大活动”、“小活动”、“明细活动”,因此,流程有不同的层次。流程只是活动的先后次序,在企业中,流程要运行得有效率和效果,一定要有与流程相适应的制度。因此,流程以及与流程相伴的制度和绩效评估标准,是企业的无形资产,要定期或不定期地进行盘点。
中国的现代物流业经过多年的发展,虽然完成了一定量的积累,但是许多处于粗放阶段的中小型第三方物流企业运作效率依然低下。剖析企业低效率运作的原因,有管理、流程、工具等多方面的因素,其中因为流程的不规范、管理的不到位使流程成了片段式的任务流,任务与任务之间脱节的现象司空见惯,影响了企业的运作和效益,需要对物流企业的业务流程进行再造。
1 流程再造的内容及意义
自上世纪末以来,在经济全球化和知识经济两股力量的推动下,传统企业的运作方式的弊端也逐渐显露:如管理效率低下、组织成本增加、渠道过长导致信息失真、应变能力弱等。为了解决这些问题,20世纪80年代美国管理学者麦克尔·哈默(Michael Hammer)和杰姆斯·钱皮(James Champy)首先提出了流程再造思想(business process reengineering,简称BPR),其后的西方管理学者将之进行了发展,并将其定义为:“对企业的业务流程进行基础性再思考和实质性再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的显著改善。”该理论打破了以亚当·斯密的“劳动分工”为基础的企业组织形式和管理理论,强调以流程导向代替原来职能导向的企业组织形式,使企业能最大限度适应以“顾客、竞争和变化”为特征的现代企业经营环境。
流程再造理论的基本内涵主要包括以下三点:(1)充分利用信息技术,注重信息和人的结合,重新设计业务流程;(2)利用信息技术协调矛盾,将单行的工作流程(金字塔式组织结构)改造为并行工作流程(扁平化组织结构),尽可能实现信息的一次处理与共享使用机制,建立扁平化组织结构,压缩高层管理者与员工、顾客的距离,更好地获取信息,及时调整经营决策;(3)运营机制以流程为主,以顾客为导向,突出全局最优。
现代企业流程观的确立和流程管理、流程再造等变革性管理理论的诞生和成熟,必然对其以往执行的内部控制理论和实务框架形成冲击与挑战。为此,通过对内部控制理论框架的重新思考与辨析,以指导内部控制实务政策的科学制定与执行,以更好地融入企业不断变革的环境和流程重塑的理念,既是从理论认知层面予以指导内部控制未来新理论的构筑,也是在实际操作中进一步推进内部控制实务程序、方法等的提升。
开展流程再造不是渐进提高和局部改善,而是借助它,理顺企业的业务流程,减少企业内部的非增值活动,提高企业经营效益,进而产生更加直接的效果。它是性能和绩效飞跃的体现,是全新体制建立的动因,它能使企业管理发生质的改变,减少企业的成本消耗,树立企业的竞争优势,进而提高顾客的满意度,增强企业的核心竞争力。
2 国内外流程再造情况
流程是企业以顾客需求和输入各种原料为起点,到企业创造出对顾客有价值的产品或服务为终点的一系列活动,由一系列工作环节或工序所组成,相互之间有先后顺序,有一定的指向、时空上衔接。现代企业的运作依赖各种各样的流程,企业流程是一系列相互关联的活动、决策、信息流和物流的结合。流程在每个工作步骤和工作环节都要有完成标准任务的时间,节约流程的时间可以给顾客带来更多的价值,提高企业的市场响应能力,从而强化企业的核心竞争力。目前,我国生产型企业物流成本占到总成本的20%至30%,甚至更多。还有一些资料认为此比例在40%左右,而发达国家目前企业物流成本仅占总成本的10%左右,美国这个比例仅为9.5%。